In het HRM-vak gaat het om wet- en regelgeving, om aansluiten bij de bedrijfsvisie, om medewerkers. Medewerkers die je spreekt bij het sollicitatiegesprek, functioneringsgesprek, slecht-nieuwsgesprek, promotiegesprek en alle andere invalshoeken waarvoor je met een medewerker aan tafel zit. Veel verschillende gesprekken dus met verschillende doelen en uitkomsten. Vaak zijn we daar in het gesprek op gericht; “We zitten bij elkaar om…”. Maar hoe start jij zo’n gesprek? Zeg eens…?
Ben je je allereerst bewust welke houding nodig is om effectief te zijn in de communicatie met de medewerker? Wanneer reïntegratiekandidaten bij ons op gesprek komen vinden we het belangrijk dat ze zich op hun gemak voelen. Het eerste gesprek is vooral daar op gericht. Zonder vertrouwen en respectvolle klik is de kans groot dat het gesprek, en daarmee ook het traject wat volgt, niet het resultaat biedt dat je voor ogen hebt.
In het coachen zijn de vier A’s een belangrijke pijler van het gesprek: Aandacht, Aansluiting, Acceptatie-zonder-oordeel en Authenticiteit (Van der Pol, Coachen als professie). Natuurlijk is het niet alleen bij een coaching gesprek zinvol om daar bij stil te staan, ze kunnen bij elk gesprek ingezet worden.
Aandacht
Het klinkt simpel, de valkuil is groot. Terwijl je het gesprek start gaan er nog van allerlei dingen door je hoofd; van de mevrouw die je beloofd hebt vandaag terug te bellen, de mail die er vandaag echt nog uit moet tot de irritatie dat de koffie weer niet echt warm is.
Om een gesprek te laten slagen is één van de belangrijkste dingen om volledige aandacht te hebben, er voor de volle 100% te zijn voor de ander. Dus bij ons gaat de telefoon uit, nemen we de tijd voor de ander en hebben we aandacht voor dat wat er vertelt wordt.
Aansluiten
Aansluiten bij het verhaal van die ander, hoe doe je dat en wat levert het je op?
Volledige aandacht en aanwezigheid, pas dan kan je aansluiten bij de (subjectieve) belevingswereld en denkwereld van de ander. Wil je de ander kunnen volgen dan is doorvragen nodig. Vraag wat er bedoelt wordt met ’ze luistert toch niet’ of ‘het is gewoon een rotzak’. Laat je werknemer zijn of haar verhaal op zijn of haar eigen manier te vertellen, vul het niet in. Het levert je, uiteindelijk, als resultaat meer informatie op.
Acceptatie zonder oordeel
Dit is het moeilijkste wat er is. En toch, ‘accepteer die ander zoals hij/zij is’ klinkt zo eenvoudig, waarom zou dat moeilijk zijn?
Omdat elk mens menselijk is. We denken bij een ontmoeting al snel: leuk, onsympathiek, slecht gekleed, raar haar, vriendelijk, ongezond en ga zo maar door. Het beïnvloed ons beeld van die ander en is lastig uit te schakelen. En toch, probeer al die oordelen, ook de positieve, maar eens te parkeren en je hoort beter wat er daadwerkelijk gezegd wordt. natuurlijk mag je er na het gesprek van alles over vinden en een oordeel hebben, maar wel na het gesprek.
Authenticiteit
Authentiek, ècht zijn. Ook zo’n inkopper waarbij het toch nog wel eens misgaat.
De meeste mensen, en zeker kinderen, hebben feilloos in de gaten wanneer iemand iets veinst. We weten allemaal: wie aardig wil worden gevonden, moet niet aardig doen maar aardig zijn.
Toch is het voor sommigen veiliger een bepaalde ‘rol’ aan te nemen. Het (onbewuste) idee erachter: als ik maar een zakelijke en harde houding aanneem dan kom ik ook zo over.
Dat zal zeker het geval zijn maar of je zo echt contact maakt is de vraag. Wanneer bij ons iemand binnenkomt die, vaak uit een soort zelfbehoud, duidelijk een houding aanneemt dan laten we bewust zien wie en hoe we zijn. De ander ziet in dat de houding niet nodig is, waarna het gesprek ‘echt’ kan beginnen.
Wanneer je je realiseert dat je gesprekken niet altijd de uitkomst hebben die je voor ogen had sta dan eens stil vier AAAA’s en kijk of ze in je gesprekken toepast.
En onthoud daarbij: contact gaat altijd vóór contract.
