Tips voor je klantgerichte email

Klantgerichte e-mails schrijven, hoe doe je dat?

Het is zo makkelijk gezegd ‘maak je tekst nou eens wat klantgerichter’. Maar wat bedoelt iemand daar precies mee? Wat zijn de zaken waar je zoal aan kunt denken? Hieronder volgen 5 tips voor een klantgerichte e-mail.

1. Vermijd een cliché beginzin

“Naar aanleiding van uw verzoek delen wij u het volgende mede”

“Langs deze weg informeer ik u over een wijziging in de vergaderdatum”.

Deze beginzinnen zijn niet fout, maar klinken ook niet bepaald uitnodigend. Zorg dat je een passende beginzin schrijft die refereert aan de aanleiding voor het contact. Bijvoorbeeld:

“Dank voor uw verzoek om informatie over onze xxx-producten”

“Uit de planning blijkt dat er sprake is van een dubbele afspraak op onze vergaderdatum”

2. Toon begrip en inlevingsvermogen

Laat zien dat je je kunt verplaatsen in (de situatie van) de lezer. Met name bij klachten of zaken die niet naar behoren zijn verlopen, is het belangrijk om begrip te tonen. Uiteraard is een excuus op zijn plaats als blijkt dat de fout bij jouw organisatie ligt.

3. Gebruik meer u/uw dan wij/ons

Door meer u/uw te gebruiken leg je in je e-mail vanzelf het perspectief meer bij de lezer. Daarmee zet je die centraal en niet jezelf.

Vergelijk:

Wij sturen u zo snel mogelijk de gevraagde informatie toe.

U ontvang van ons zo snel mogelijk de gevraagde informatie.

4. Kies positieve woorden

Zeg niet wat iets niet is , maar geef aan wat het wél is. Ik doel hier op het effect van de roze olifant: “denk niet aan een roze olifant!” En… waar heb je zojuist aan gedacht? Laat me raden: een roze olifant! Zo geldt dat vaak voor zinnen waar een negatief woord of ontkenning in zit. Bouw de zin liever om, verwijder de ontkenning en het klinkt ineens een stuk positiever.

Vergelijk:

U hoeft niets extra’s te betalen voor gebruik van …

Het gebruik van … zit bij de prijs inbegrepen.

Er zijn geen kosten verbonden aan deze workshop

U kunt gratis deelnemen aan deze workshop

5. Zorg voor een persoonlijk afsluiting

Nog heel regelmatig sluiten e-mails met een nietszeggende zin af. Neem bijvoorbeeld:

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

De zin is niet fout, maar voegt ook niets toe. Kies liever voor een afsluiting op maat. En als het even kan, voeg iets persoonlijks toe.

“Wilt u meer weten over onze producten? Neemt dan gerust contact met ons op.”

“Wij kijken uit naar een plezierige samenwerking.”Wil je meer leren  over het schrijven van klantgericht e-mails, kom dan naar de training op 16 april 2020. (Wegens de Corona periode is de training geannuleerd) Coaching 1 op 1 kan op maat gemaakt worden. Vragen of aanmeldingen ontvangen wij graag via info@hetpersoneelspunt.nl

Aan de slag met de burn-out van je medewerker, maar beter is om het te voorkomen!
ZICHT OP de functie van … medewerker educatie en publieksactiviteiten
Ontwikkel jezelf
‘Time management’