Schrijf zakelijke e-mails in de ‘taal’ van jouw lezer!

De brief heeft in het zakelijk verkeer plaatsgemaakt voor e-mail. Wat betekent dat voor je manier van schrijven? Hoe zorg je ervoor dat mensen ook daadwerkelijk gaan handelen als je ze in een e-mail vraagt om iets te doen? En als het gaat om de stijl en de toon van de tekst: wat is gebruikelijk als aanhef: nog steeds Geachte of toch Beste?

Hieronder volgen een aantal handige tips en trucs voor het schrijven van e-mails.

Wat is mijn boodschap?

Juist omdat mensen per dag zo ontzettend veel e-mails ontvangen, is het verstandig je boodschap kort en bondig over te brengen. De verleiding is vaak groot om uitgebreide verhalen te schrijven, zeker als je zelf erg betrokken bent bij het onderwerp. Maar je lezer heeft niet al die informatie nodig om te doen wat je vraagt. Stap niet in de valkuil van je eigen deskundigheid!

Ga bij het schrijven dan ook niet uit van wat je zelf belangrijk vindt maar probeer je steeds te verplaatsen in je lezer: wat weet hij al? Wat wil hij weten? Wat moet hij weten?Die drie vragen bepalen hoe beknopt of hoe ui tgebreid je boodschap in je e-mail moet zijn. Tegelijkertijd helpt met name de eerste vraag ook te bepalen welke woordkeuze het beste aansluit bij het kennisniveau van de lezer.

Hoe formuleer ik mijn boodschap helder en duidelijk?

Een ambtelijke schrijfstijl met wollige zinsconstructies past niet bij het medium e-mail, bovendien is het niet echt prettig lezen. Door korte, actieve zinnen te schrijven en begrijpelijke woorden te kiezen, bereik je je doel het snelst: de lezer snapt wat er van hem/haar verwacht wordt.

Wat is de juiste toon?

De manier waarop je met de lezer communiceert hangt sterk samen met de relatie die je met de lezer hebt. Dat kan uiteenlopen van afstandelijk, zakelijk en wel vriendelijk tot uitgesproken informeel. Natuurlijk wil je als organisatie of bedrijf op een professionele manier overkomen, dus een heel informele toon als standaard, ligt niet voor de hand. Het is wel gebruikelijk om na enige contact een wat informelere aanhef en afsluiting te kiezen dan ‘Geachte’ en ‘Hoogachtend’.

Meer weten?

In de training Zakelijk e-mail schrijven op 4 september 2017 komen al deze onderwerpen uitgebreid aan bod. Jouw eigen e-mails vormen de basis van de training, dus de vertaalslag van de theorie naar de praktijk is altijd direct te maken.

Pak je energievreters aan om lekker te kunnen blijven werken!
Webinar ‘Loopbaankeuzes bij re-integratie’
Gratis speeddate met een loopbaanadviseur