Hoe kijk jij naar functioneringsgesprekken en hoe voer jij ze met jouw medewerker(s)? Een succesvol functioneringsgesprek is volgens ons veelzijdig en draagt bij aan de betrokkenheid van medewerkers. Het gaat om echt met elkaar in gesprek zijn, de zaken samen vanuit andere perspectieven bekijken en nieuwe mogelijkheden ontdekken
Je kunt het functioneringsgesprek van verschillende kanten benaderen: vanuit de theorie, de praktijk, de buitenkant, vanuit de sterke kanten van de medewerker en vanuit dezelfde kant van de tafel. Deze kanten hebben wij bekeken. We laten ze graag aan je zien.
De theoretische kant
Volgens de theorie komt het functioneringsgesprek van twee kanten en is het gericht op de toekomst. Het is een open gesprek om het wederzijds functioneren te verbeteren. De meeste bedrijven voeren jaarlijks functioneringsgesprekken, waarbij onderwerpen aan bod komen als:
- arbeidsomstandigheden
- aard en het niveau van het werk
- beleving van het werk (onder andere samenwerking met collega’s en leidinggevende)
- toekomstplannen en vervolgafspraken
Het functioneringsgesprek heeft geen arbeidsrechtelijke gevolgen. Een nieuwe term die meer en meer wordt gevoerd zijn de Talentgesprekken. Hierbij staat centraal de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.
‘Het functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer tussen medewerker en leidinggevende. Het is gericht op de toekomst’
In tegenstelling tot het functioneringsgesprek is het beoordelingsgesprek éénzijdig. In het beoordelingsgesprek wordt het functioneren van de medewerker gedurende het afgelopen jaar beoordeeld door de leidinggevende. Het gesprek is dus gericht op het verleden. Dit gesprek kan wel arbeidsrechtelijke gevolgen hebben, bijvoorbeeld voor het salaris.
De praktische kant
De praktijk is weerbarstig en komt niet altijd overeen met de theorie. De ervaringen van medewerkers en managers met functioneringsgesprekken verschillen per persoon. Deze geluiden hoorden we van medewerkers:
- Ik vind de gesprekken altijd prettig, maar voor mij persoonlijk heeft het weinig toegevoegde waarde. Ik vind het meer een verplicht nummer.
- Fijn dat ze er zijn. Ik bespreek mijn functioneren graag om me verder te ontwikkelen/verbeteren. Ik krijg ook graag direct feedback op mijn functioneren als ik iets kan verbeteren. Dit mis ik wel eens buiten de functioneringsgesprekken om.
- Ik mis de tweezijdigheid in het gesprek. Het is toch éé Het gaat alleen over hoe ik mijn werk doe. De bijdrage van mijn leidinggevende hieraan komt niet aan bod.
- Ik laat niet het achterste van mijn tong zien en stel niet te hoge doelen. Ik weet dat ik hier anders straks op afgerekend word.
- Ik vind een officieel functioneringsgesprek waardevol. Het is een moment om bewust stil te staan bij mijn functioneren en mijn loopbaan. Ik vind het nuttig en het draagt eraan bij dat ik me gehoord en gezien voel.
Vanuit managers hoorden we:
- Ik heb geen tijd om functioneringsgesprekken te voeren.
- Het moet van HR.
- Lastig, zo’n functioneringsgesprek! Hoe doe je het goed?
- Functioneringsgesprekken leveren een belangrijke bijdrage aan de loopbaanmogelijkheden van medewerkers en aan de organisatiedoelstellingen.
Vanuit de theorie is een functioneringsgesprek geen beoordeling. In de praktijk blijkt het onmogelijk om niet te praten over hoe de medewerker het doet. Niet iedereen beleeft functioneringsgesprekken als een dialoog. Medewerkers voelen zich niet altijd veilig genoeg om zichzelf te laten zien en horen. Ze zijn soms bang om zich kwetsbaar op te stellen; om risico’s te nemen of nieuwe dingen te proberen en om hierop te worden afgerekend. Hierdoor worden kansen gemist. Hierdoor ontstaat er een gebrek aan betrokkenheid. Dit gebrek is de oorzaak van de meeste problemen in organisaties. Je bent pas bereid om jezelf te laten horen en zien, om dingen bespreekbaar te maken en iets van de ander aan te nemen als je de ander vertrouwt.
’Vertrouwen is een belangrijke voorwaarde om tot een effectieve samenwerking te komen’
‘Vertrouwen is echter een kip-ei verhaal. We moeten vertrouwen ervaren door ons kwetsbaar op te stellen. En we moeten ons kwetsbaar opstellen om vertrouwen te kunnen ervaren. Vertrouwen is een langzaam, groeiend, gelaagd proces dat tijd kost’. [1]
Als je van je medewerker openheid verwacht, is het belangrijk dat je als leidinggevende ook een kwetsbare opstelling en openheid laat zien. Vertrouwen krijgen begint bij vertrouwen geven. Je hebt hierin een voorbeeldfunctie. Durf jezelf te laten zien en horen en doe wat je zegt! Bespreek in het functioneringsgesprek ook hoe de medewerker jouw ondersteuning ervaart en neem verantwoordelijkheid voor jouw aandeel.
De buitenkant
Betrokken feedback is in alle gesprekken belangrijk. Ook buiten de officiële functionerings- en beoordelingsgesprekken. Wat in deze officiële gesprekken ter sprake komt hoort geen verrassing te zijn. Een goede leidinggevende coacht zijn medewerkers continue. Als medewerkers niet gecoacht worden kan hun groei stagneren. Dit is een gemiste kans voor de medewerker en de organisatie. Het is dus goed om buiten de geplande gesprekken regelmatig samen om de tafel te gaan. Zo bied je als leidinggevende veiligheid, ondersteuning en begeleiding aan medewerkers om zich te ontwikkelen.
De sterke kanten
In de traditionele functionerings- en beoordelingsgesprekken ligt de focus vaak op het functieprofiel, terwijl ieder mens uniek is en eigen natuurlijke kwaliteiten heeft. Zie en waardeer de unieke talenten en bijdragen van de medewerker. Niemand is overal even goed in. Ieder vult de functie toch op zijn/haar eigen manier in. De ene personeelsmedewerker is goed in cijfers en geeft belangrijke inzichten met heldere managementrapportages. De andere personeelsmedewerker is goed in taal en schrijft heldere verslagen en nieuwsitems voor het personeel. Zo zijn ze samen een mooi team en vullen ze elkaar aan. Indien mogelijk is het goed om je medewerkers te laten ervaren dat ze hun sterke kanten kunnen gebruiken om de minder sterke aan te pakken. Een medewerker, die bijvoorbeeld mondeling moeilijk contact maakt, weet door mooi te schrijven mensen te raken en zo toch goed contact te maken. En een medewerker, die wat zwaar op de hand is, kan bijvoorbeeld met zijn gezonde dosis humor de zaken weer wat relativeren.
‘Richt je op de sterke kanten en niet op de minder sterke. En gebruik de sterke kanten om de minder sterke aan te pakken. Dit geeft kracht en positieve energie.’
Dezelfde kant van de tafel
Ga eens aan dezelfde kant van de tafel zitten in plaats van tegenover elkaar. Leg een probleem bijvoorbeeld eens voor jullie neer en kijk er samen naar. Zo leg je het probleem niet tussen jullie in of aan de kant van de medewerker. Wees bereid om te luisteren, vragen te stellen en te accepteren dat je het probleem mogelijk niet helemaal doorziet. Praat met elkaar over hoe het oplossen van dit probleem kansen biedt om te groeien. Waardeer de medewerker om zijn/haar inspanningen en kwaliteiten. Je kunt vragen stellen als:
- Wat vind je echt belangrijk in je werk? Waar word je blij van? Waar verlang je naar?
- Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen? Welke rol speel je hier nu in? En welke rol kan en wil je hierin spelen?
- Hoe draag ik bij aan jouw ontwikkeling? Wat kan ik hierin verbeteren? Hoe kan ik het beste bij jou naar boven halen?
- Welke talenten heb je (onafhankelijk van het functieprofiel) te bieden aan de organisatie?
Zo is een functioneringsgesprek ook een coachgesprek, een talentgesprek en een waarderingsgesprek.
‘Echt met elkaar in gesprek zijn, de zaken samen vanuit andere perspectieven bekijken en nieuwe mogelijkheden ontdekken. Daar gaat het om!’
Een succesvol functioneringsgesprek is volgens ons dus veelzijdig. Binnen en buiten de gesprekken investeer je tijd en aandacht in een goede werkrelatie. Dit begint met het opbouwen van vertrouwen in elkaar, zodat dingen besproken worden en medewerkers zich betrokken voelen. Vanuit betrokkenheid is er meer werkvreugde, creativiteit, passie en verantwoordelijkheidsgevoel. Zo nemen de medewerkers meer regie over hun eigen werk en loopbaan. Zo kunnen de medewerkers en de organisatie blijven groeien. Met dit perspectief zijn functioneringsgesprekken de investering dubbel en dwars waard.
Wil jij eens sparren over je te voeren functioneringsgesprekken, neem dan contact met ons op.
________
[1] Brené Brown, De kracht van Kwetsbaarheid.
