Klachtenprocedure

Versie: 30 maart 2018

1. Werkingssfeer en doelstelling

a. Deze procedure is van toepassing op iedere klant van Het PersoneelsPunt.

b. De doelstelling van deze klachtenprocedure is uitsluitsel te bieden aan de klant in betrekking tot zijn relatie tot Het PersoneelsPunt wanneer hij/zij van oordeel is dat zijn/haar belangen door ( of vanwege) een gedraging van een vertegenwoordiger van Het PersoneelsPunt ( = medewerker of ingehuurde freelancer) onvoldoende in acht zijn genomen.

2. Definitie klacht

Een klacht is iedere formele uiting van ontevredenheid met betrekking tot het handelen van Het PersoneelsPunt of één van haar medewerkers of van derden die in opdracht werkzaamheden heeft verricht voor ons. Een klacht ontstaat meestal omdat de klager teleurgesteld is in zijn verwachting en dit uit zich in ontevredenheid. Meestal is een klacht direct op te lossen. Deze klachtenprocedure is gericht op klachten die schriftelijk ( per email of brief) zijn ingediend. De brief of email moet gericht worden aan de directie van Het PersoneelsPunt. Het gaat hier om klachten die uitsluitend betrekking hebben op de activiteiten van Het PersoneelsPunt.

3. Onderwerp van de klacht

a. Onderwerp van een klacht kan zijn een gedraging door de vertegenwoordiger van Het PersoneelsPunt t.a.v. de klant.

b. De klant kan een klacht indienen, wanneer hij / zij het met een gedraging niet eens is, omdat naar zijn/haar oordeel zijn belangen onredelijk worden geschaad.

4. Indienen van een klacht

a. De klant dient zijn/haar klacht bij voorkeur eerst te bespreken met zijn/haar coach over wiens gedraging hij een klacht wil indienen.

b. Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk worden ingeleverd t.a.v. Het PersoneelsPunt

c. Pas als dit naar het oordeel van de klant niet naar tevredenheid is opgelost, kan de klant een schriftelijke klacht indienen en deze richten aan Directie van Het  PersoneelsPunt

Adresgegevens:
Het PersoneelsPunt
Kroevenlaan 31
4707 BJ Roosendaal

De schriftelijke klacht die ingediend wordt, bevat ten minste:

  • de naam en het adres van de indiener;
  • de dagtekening;
  • een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht;
  • de datum waarop de gedragingen en/of uitlatingen, waarop de klacht betrekking heeft, hebben plaatsgevonden; de ondertekening van de indiener.

5. Werkwijze

a. Na ontvangst van een schriftelijke klacht ontvangt de indiener binnen 2 weken een schriftelijke bevestiging van Het PersoneelsPunt.

b. De klacht wordt door Het PersoneelsPunt in principe binnen 3 weken afgehandeld. Mocht afhandeling binnen deze termijn om gegronde redenen niet mogelijk zijn, dan wordt de klant hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Verdaging is mogelijk voor maximaal 6 weken.

c. De klant wordt in de mogelijkheid gesteld om gehoord te worden.

d. De klant wordt schriftelijk geïnformeerd over de bevindingen van het onderzoek naar de klacht en de eventuele genomen maatregelen.

6. Preventieve maatregelen

Het PersoneelsPunt bepaalt of er maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen van de omstandigheden die tot de klacht hebben geleid. Zij overlegt met diegene die effectieve verbeteringen kan doorvoeren. De preventieve maatregelen worden vastgelegd op het klachtenformulier.

7. Rapportage

Het PersoneelsPunt draagt zorg voor de afhandeling van datgene wat is afgesproken met indiener van de Zodra de klacht afgehandeld is, wordt dit vermeld op het klachtenformulier.

De directie van Het PersoneelsPunt analyseert elk jaar de klachten en moet in staat zijn inzicht te geven in de achtergronden, doorlooptijden en uitkomsten van de behandelde klachten. De directie beoordeelt of er trends zichtbaar zijn, of de corrigerende maatregelen hebben geleid tot tevredenheid, en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering.

8. Evaluatie

Het PersoneelsPunt evalueert tenminste jaarlijks de klachten en de doorgevoerde veranderingen verbeteringen? Deze evaluatie maakt deel uit van het kwaliteitsbeleid van Het PersoneelsPunt.

9. Procedure

We zullen dit privacybeleid van tijd tot tijd herzien en bijwerken en noteren hieronder de datum waarop het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

Bekendmaking

De klachtenprocedure wordt te samen met het privacyreglement onder de aandacht gebracht bij aanvang ( intake) van de werkzaamheden voor medewerker. Daarnaast is de procedure terug te vinden op de website van Het PersoneelsPunt.

TOP